Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, quy trình kinh doanh chính là nền tảng giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Dù bạn đang điều hành một công ty lớn hay chỉ mới bắt đầu khởi nghiệp, việc hiểu rõ quy trình kinh doanh là gì và cách xây dựng nó hiệu quả sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm tốn kém.
Quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh là một chuỗi các quy trình liên kết với nhau. Ở mỗi giai đoạn, mỗi bộ phận được giao nhiệm vụ và chuyên môn hóa để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Tùy thuộc vào ngành nghề, mỗi công ty thiết kế các chu trình khác nhau để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Sau đây là ví dụ về quy trình kinh doanh của một công ty công nghệ đang có kế hoạch ra mắt trò chơi mới tại thị trường Việt Nam:
- Nghiên cứu thị trường.
- Cân nhắc chi phí thực hiện và nguồn lực.
- Cung cấp bản dùng thử miễn phí để thu thập phản hồi từ người chơi và chuyên gia.
- Lập kế hoạch tiếp thị.
- Phiên bản beta đã ra mắt.
- Kiểm tra lỗi và hoàn tất chỉnh sửa.
- Được xuất bản trên các ứng dụng có thể tải xuống như App Store hoặc Google Play.
Các loại quy trình kinh doanh
Chu kỳ kinh doanh được thiết kế dựa trên loại hình doanh nghiệp lựa chọn sản xuất trên thị trường. Đối với các công ty trong lĩnh vực dịch vụ, chu kỳ bán hàng được chia thành ba quy trình: phân phối, ra mắt sản phẩm và bán hàng. Tuy nhiên, quy trình vận hành thường dựa trên vai trò của từng công ty và được chia thành sáu loại chính:
- Nguồn nhân lực : Tuyển dụng, lựa chọn, phỏng vấn, đề xuất nhân viên, kỷ luật.
- Tài chính : Lập báo cáo ngân sách, lập kế hoạch thu nhập và chi phí.
- Hoạt động quản lý : Hoạch định chiến lược kinh doanh , đánh giá hiệu quả hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty.
- Bán hàng : Nghiên cứu khách hàng tiềm năng, bán hàng, xây dựng kế hoạch phát triển thị trường mới.
- Dịch vụ khách hàng : Dịch vụ khách hàng, khắc phục sự cố, giải quyết vấn đề.
- Sản xuất và Vận hành : Quản lý chuỗi cung ứng của công ty.
Các bước xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả
Để trả lời trọn vẹn câu hỏi “quy trình kinh doanh là gì và xây dựng ra sao”, bạn cần hiểu rõ 6 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Theo chuyên gia KJC chia sẻ: Mỗi quy trình phải bắt đầu bằng mục tiêu cụ thể: bạn muốn đạt điều gì? Tăng năng suất? Giảm chi phí? Cải thiện dịch vụ khách hàng?
Bước 2: Liệt kê các hoạt động chính
Phân tích công việc chi tiết từ đầu vào đến đầu ra. Hãy hỏi:
- Ai làm gì?
- Làm khi nào?
- Làm bằng công cụ nào?
- Kết quả mong muốn là gì?
Bước 3: Xác định người chịu trách nhiệm
Mỗi bước trong quy trình cần có người chịu trách nhiệm cụ thể (RACI) để đảm bảo không có khâu nào bị bỏ sót hoặc chồng chéo.
Bước 4: Vẽ sơ đồ quy trình
Dùng công cụ như Lucidchart, Miro, hay PowerPoint để minh họa dòng chảy công việc. Sơ đồ giúp mọi người dễ hiểu và dễ triển khai hơn.
Bước 5: Thử nghiệm và điều chỉnh
Chạy thử quy trình ở quy mô nhỏ để kiểm tra tính khả thi. Sau đó thu thập phản hồi, điều chỉnh những điểm còn bất hợp lý.
Bước 6: Chuẩn hóa và đào tạo
Những người quan tâm giới thiệu KJC chia sẻ: Khi quy trình đã ổn định, hãy viết thành tài liệu hướng dẫn (SOP – Standard Operating Procedure), và đào tạo toàn bộ nhân viên để đảm bảo tính nhất quán.
Vai trò của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp
Sơ đồ quy trình kinh doanh giúp đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ trong nhóm và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức. Các công ty sử dụng chúng để duy trì và cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc, đồng thời phân tích, tối ưu hóa và truyền đạt các quy trình nội bộ. Hãy cùng khám phá một số vai trò chính của quy trình kinh doanh đối với các công ty với Fastdo:
- Xác định các mục tiêu cụ thể mà công ty muốn đạt được và các kế hoạch cụ thể cần thực hiện để hướng tới mục tiêu chung.
- Dễ dàng theo dõi tiến độ dự án ở mọi giai đoạn, quản lý rủi ro dự án và tránh lỗi trong quá trình triển khai.
- Tự động tăng tốc quá trình phân công, cho phép nhân viên dễ dàng hiểu được những gì cần làm tiếp theo trong kế hoạch, việc hoàn thành nhiệm vụ cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức.
- Dễ dàng đo lường hiệu suất của từng giai đoạn, nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn, đánh giá và rút ra bài học cho các kế hoạch trong tương lai.
Những sai lầm chết người cần tránh khi xây dựng quy trình kinh doanh
- Quy trình quá phức tạp và tẻ nhạt: Một quy trình tốt là một quy trình đơn giản. Nếu có quá nhiều bước và trình xác thực, nó sẽ trở thành gánh nặng thay vì là một công cụ hữu ích.
- Xây dựng quy trình “trên giấy tờ” mà không có sự tham gia của những người chịu trách nhiệm thực hiện: chỉ những người trực tiếp làm việc hàng ngày mới hiểu rõ nhất các vấn đề và mâu thuẫn. Hãy để họ tham gia ngay từ đầu quy trình.
- Tư duy “thiết lập rồi quên”: Xây dựng quy trình chỉ là bước khởi đầu. Nếu bạn không đo lường, phân tích và cải tiến, nó sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời và vô dụng.
- Thiếu linh hoạt: Quy trình được thiết kế để tạo ra khuôn khổ, chứ không phải để cản trở sự sáng tạo. Cần lên kế hoạch cho các trường hợp ngoại lệ và cho phép nhân viên đưa ra quyết định trong phạm vi giới hạn nhất định.
- Bắt chước quy trình của công ty khác: Mỗi công ty đều có văn hóa, nguồn lực và bối cảnh riêng. Bạn có thể học hỏi, nhưng bạn phải điều chỉnh quy trình cho phù hợp với thực tế của mình.
Qua bài viết này, bạn đã hiểu quy trình kinh doanh là gì, vì sao nó quan trọng và cách xây dựng một quy trình hiệu quả. Một quy trình tốt không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động mượt mà, mà còn là bước đệm để mở rộng quy mô và phát triển bền vững.
