Lên kế hoạch sự kiện là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sự kiện. Từ lâu, việc lên kế hoạch sự kiện đã giúp các công ty thực hiện hiệu quả các chiến dịch tiếp thị, quảng bá và truyền tải hình ảnh, sản phẩm và chiến lược kinh doanh đến khách hàng. Để đảm bảo một sự kiện thành công, chúng tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm qua tám giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện dưới đây nhé.
Tổ chức sự kiện là gì?
Theo tham khảo từ những người tham gia Liên Minh KJC, sự kiện là một hoặc nhiều hoạt động được tổ chức cho một mục đích cụ thể, tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc tổ chức sự kiện giúp truyền tải thông điệp ý nghĩa đến người tham dự. Ngày nay, khái niệm lập kế hoạch sự kiện đã mở rộng ra ngoài phạm vi các sự kiện nhỏ. Bên cạnh các hoạt động cộng đồng quy mô lớn, sự kiện còn mang ý nghĩa cá nhân hoặc cộng đồng, nhưng phạm vi của chúng bị hạn chế hơn.
Lên kế hoạch và quản lý sự kiện bao gồm việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và mang lại tác động tích cực. Quy trình này bao gồm nhiều bước, từ giai đoạn lên ý tưởng đến khi kết thúc sự kiện. Ngày nay, lên kế hoạch sự kiện không chỉ là truyền tải thông điệp; nó còn thể hiện hình ảnh sản phẩm mới, tổ chức lễ hội, hoặc mang ý nghĩa quan trọng đối với cộng đồng. Việc lựa chọn các yếu tố sáng tạo và phù hợp để truyền tải thông điệp và kết nối với khách mời là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch sự kiện ngày nay.
Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện
Theo như những người quan tâm đến sự kiện KJC cho biết, một quá trình tổ chức sự kiện được tổ chức tốt mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp : Quy trình rõ ràng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót và tạo ấn tượng tốt với người tham dự.
- Tối ưu hóa nguồn lực : Lập kế hoạch chi tiết giúp quản lý thời gian, ngân sách và nhân sự hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả truyền thông : Một sự kiện được tổ chức tốt sẽ giúp truyền tải thông điệp và quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm một cách hiệu quả.
- Quản lý rủi ro tốt hơn : Các quy trình chuẩn giúp dự đoán và giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Nghiên cứu mục đích của sự kiện
Trước khi lên kế hoạch cho một sự kiện, điều quan trọng là phải nghiên cứu và cung cấp những thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tới. Bất kể loại hình sự kiện nào, dù là lễ khai trương, ra mắt sản phẩm hay lễ cắt băng khánh thành, những thông tin sau đây là bắt buộc:
- Chủ đề chính của chương trình
- Mục tiêu của tổ chức
- Tin nhắn sự kiện
- Khán giả và số lượng khách mời hiện diện
- Thời gian tổ chức
- Ngân sách ước tính
- Sự khác biệt của sản phẩm/dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh
Xây dựng chủ đề chính
Sự thành công, sức lan tỏa và tầm ảnh hưởng của một sự kiện phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn chưa biết, nhưng cảm hứng chính là yếu tố quyết định sự thành công của một ý tưởng. Các nhà tổ chức sự kiện có thể tự do sáng tạo và thể hiện chuyên môn của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn và cần không gian ấn tượng, thu hút.
Trên thực tế, điều kiện để tổ chức những sự kiện quy mô như thế này thường chỉ đếm trên đầu ngón tay. Các nhà tổ chức sự kiện phải hạn chế ý tưởng do nhu cầu của khách hàng và ngân sách eo hẹp. Điều này dẫn đến tình trạng cạn kiệt ý tưởng ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.
Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện
Trong phần này, thiết kế sự kiện là việc hiện thực hóa các ý tưởng thành nhiệm vụ, bao gồm:
- Chọn địa điểm: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên, v.v.
- Xác định thời gian của sự kiện
- Xác định chủ đề chương trình
- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, trò chơi, giải trí
- Thiết kế hình ảnh chương trình: phông nền, vải bạt, phông nền, chân đế, màn hình, người thuyết trình, máy chiếu, video clip, logo, mũ và các công cụ khác.
Lập kế hoạch sự kiện
Bước này sẽ trình bày chi tiết kế hoạch cho sự kiện. Dưới đây là một số điểm cần cân nhắc khi lập kế hoạch:
- Nhân viên phục vụ sự kiện: Nhân viên nhà hàng, Nhân viên sự kiện, Hỗ trợ nhóm, Nhân viên kỹ thuật, Nhân viên tiệc
- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, bàn ghế, màn hình LED, đèn trang trí, chân đế, phông nền, đồ uống, cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp xổ số.
- Phương tiện di chuyển: ô tô
- Ngân sách sự kiện
- Dự đoán và quản lý rủi ro: rủi ro kỹ thuật, số lượng khách vượt quá mong đợi, v.v.
Thực hiện kế hoạch
Đây là lúc bạn nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị nội dung sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện, việc chuẩn bị sẽ mất ít nhất hai tuần. Thông thường, một sự kiện bao gồm: tuyển dụng người dẫn chương trình, ca sĩ, nhóm hợp xướng, nhóm nhảy, in băng rôn, phát tờ rơi và quà tặng, v.v. Ở giai đoạn này, ban tổ chức phải kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố tiềm ẩn.
Dàn dựng sự kiện
Khoảng 1 đến 2 ngày trước sự kiện, kế hoạch sự kiện cần được chuẩn bị và triển khai cẩn thận. Bất kỳ sai sót nào ở giai đoạn này đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình. Kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch sự kiện sẽ giúp tóm tắt công việc cần thực hiện để theo dõi tiến độ triển khai và đảm bảo sự thành công của chương trình.
Thực hiện sự kiện
Thời điểm ra mắt chương trình là một ví dụ về cách các quy trình lập kế hoạch sự kiện có thể được Chính xác và cụ thể. Sau khi chương trình được lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện, cần đảm bảo việc theo dõi, điều chỉnh nguồn nhân lực và quản lý sự cố (nếu có) trong suốt sự kiện.
Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, bước tiếp theo là hoàn tất hợp đồng với nhà cung cấp. Bạn cũng nên phân tích công tác tổ chức và rút ra bài học kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo.
Lưu ý khi tổ chức sự kiện
- Lập ngân sách cho những khoản chi tiêu bất ngờ : Luôn lập ngân sách (khoảng 10-15%) cho những khoản chi tiêu bất ngờ.
- Kiểm tra hợp đồng cẩn thận : đảm bảo các điều khoản với nhà cung cấp rõ ràng và tránh mọi rủi ro về chi phí hoặc dịch vụ.
- Tập trung vào trải nghiệm của khách hàng : Tạo ra môi trường thoải mái, tiện lợi và an toàn cho khách hàng.
- Kế hoạch dự phòng : Chuẩn bị kế hoạch dự phòng trong trường hợp thời tiết, vấn đề kỹ thuật hoặc nhân sự.
- Tuân thủ pháp luật và quy định : Đảm bảo các sự kiện tuân thủ các quy định về an toàn, bản quyền và cấp phép.
Chúng tôi hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện cũng như ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng phổ biến này. Chúc bạn có một sự kiện thành công!
